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Excel 如何掌握正确操作排序、自动筛选、数据透视表的条件

Excel技巧 2023-01-08

“我不会排序。”

“即使点了自动筛选,下方数据也不在筛选范围。”

你是否也遇到上述的烦恼呢?用 Excel 制作表格时,“排序”、“自动筛选”都是我们必须要掌握的功能。实际上,要想让这些功能正常运行是有一定前提条件的。

建立数据库的4个条件

排序、自动筛选、数据透视表等都属于 Excel 的“数据分析功能”。要让这些“数据分析功能”正常运作,需要在表格中创建“数据库”。数据库形式的表格,必须满足以下4个条件。

  • 第一行为标题行
  • 第二行之后,每行连续输入一个数据
  • 周边不临接含有多余数据的单元格

(相对独立的单元格范围)

  • 中间没有空白行

具体来说,就是下表的状态。

数据库范例

Excel掌握正确操作排序、自动筛选、数据透视表的条件

像这样的格式,就是数据库了,可以正常运作排序、自动筛选功能。让我们来尝试一下,在这个表格范围内选择其中一个,按住Ctrl +A ,整个表格都会被选中。

按下Ctrl +A ,选中整个含有数据的表格

Excel掌握正确操作排序、自动筛选、数据透视表的条件

也就是说,数据库功能的目标范围一直延伸到数据最下面一行。

为了方便大家理解,现在和中途有空白行的表格做比较。如下表,中间存在空白行,在空白行上方范围内选中某个单元格,按下Ctrl +A 。

中间存在空白行,按下Ctrl +A 后

Excel掌握正确操作排序、自动筛选、数据透视表的条件

空白行下面的部分并不被识别是同一数据库范围,也就是说无法执行排序、自动筛选等操作。如果在进行排序和自动筛选时发现有些数据并不在范围内,就要认真确认表格中间是否存在空白行。

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