excel分类汇总_Excel中最直接有效的数据汇总方式

Excel函数 2023-01-08

在我们正常处理数据过程中，通常会有用到对数据中某一个或者多个指标（字段）进行汇总（求和、求平均等）的操作，我们可以使用譬如sumif、sumifs、averageif、count等一些函数进行。这些函数在后面的文章中我也会讲到，今天我们来讲一个更为简单快捷而又行之有效的方法：分类汇总。

何为分类汇总？

分类汇总是在我们数据中根据某一个或多个字段（通常是一个）进行相同项分类之后，进行的比如求和、求平均值、计数、求最大最小值等汇总操作。对数据进行分类汇总后我们可以更清晰看到某一类数据的汇总情况，因此而被经常使用。

我们通过一个实例演示对分类汇总做一个充分的了解。

1、观察数据，确定需要进行分类汇总的依据，如下表，我们想要对实发工资按照部门进行统计，以便于我们更清晰地看到哪个部门的工资总量比较高。

2、对汇总依据进行分类（排序）

因为我们想要进行汇总的依据-部门-排列比较乱，我们将其进行重新排序，让管理部的和管理部在一起，研发部的和研发部的在一起，让同一类的排在一起，这就是我们分类汇总中所说的分类。

1 将光标定位在需要排序的字段标题上

2 在【开始】选项卡下找到"排序和筛选"命令按钮的下拉框，点击升序或降序，实例中是降序。

3 我们可以看到排序后，就对部门这个字段达到了一个分类的目的即各部门排在了一起。

3、进行分类汇总操作

1 选中所有数据行，注意如果表里有类似实例中的大标题，不要选中第一行，只选中带字段标题（序号、员工工号等）的数据部分。

2 在【数据】选项卡下找到"分类汇总"命令按钮，点击，会弹出分类汇总的对话框

3 根据具体情况选择分类字段，即进行汇总的依据，我们想以哪个字段进行汇总，这里是部门

4 根据具体情况选择汇总的方式，包括求和、求平均值等等，这里选择求和方式。

5 根据具体情况选择汇总项，可以多选，这里选择实发工资。

6 点击确定，就会显示汇总后的结果。

4、分类汇总后的结果

分类汇总后，我们可以清晰的看到每类最后一行数据的下方有个汇总项，在左侧，我们可以点选相应级别，按级别显示汇总项。还可以进一步根据汇总项插入图表（插入图表后面文章我们会讲）以便图文化展示数据。

5、分级显示并插入图表（展示）

有时候我们可能不仅仅是按照部门进行汇总，我们想要先按照地区再按照部门进行多级多字段的汇总，比如我们想要东部地区各个部门，西部地区各个部门的汇总项，其实也很简单，这时我们需要对多个字段进行排序分类。我们来简单进行一下演示。

1、自定义排序对多个关键字进行排序分类

点击【开始】选项卡下的"排序与筛选"，选择自定义排序，然后将地区作为第一关键字，添加关键字部门，进行排序。

2、进行多个字段的多次分类汇总

首先按照前述步骤以地区为分类依据进行汇总，然后再次点击分类汇总，以部门为依据。注意取消下方替换当前分类汇总的复选框。

3、分类后处理

同样的，我们也可以对分类后的数据进行插入图表等操作，稍加改变就可以把图表做的更清晰。

我们做了分类汇总发现有错误或者想要改变数据处理方法，比如公式求解，或者数据透视表等，这时，我们可以选择删除分类汇总，只需再次点击分类汇总按钮，然后再弹出的对话框中点击全部删除即可。

1、分类汇总是在原表之上进行操作，会改变原表结构。

2、分类汇总不能在"表"区域中进行。比如我们给某一块区域使用了套用表格样式或者定义了表区域（这些我们后面会提到）这时，分类汇总选项将被禁用。

我们可以通过把表区域转换为普通区域来继续完成分类汇总

然后，分类汇总就能够继续使用了。