excel分组排序，取前三名数据实现教程

Excel函数 2023-01-08

之前在工作中遇到一个小问题，涉及到分组排序，并取TOP数据。

下图中是一张分省份城市销售数据表，A列为省份、B列为城市、C列为销售数量：

需求是如何对数据进行按省份排序，销售数量由大到小，且取每省TOP3销售数据，如下图所示：

这里分三步解决这个问题。

数据源排序

Excel排序功能通过升序或降序将相同类别的数据排序到一起，或将数值由小到大&由大到小进行排序：

1、Ctrl+A选中数据源，依次点击数据-排序

2、点击主要关键字下拉框，选择"省份"

3、点击"添加条件(A)"，下拉次要关键字下拉框，选择"销售数量"，下拉次序下拉框，选择"降序"

4、点击"确定"按钮，完成排序

排序完成如下图所示，通过对省份升序和销售数量降序，将相同省份数据排序到一块，且销售数量由大到小排序，距离目标已经完成了一半。

动图操作如下：

上一步中，我们已经把数据按照省份、数据大小排序，接下来只需要添加序列号即可；

在C2单元格输入"=IF(A2=A1,D1+1,1)"，公式下拉，完成序列号填充。

if函数判断A列相邻两个单元格是否相等(是否为同一省份)，如果相等，返回上行单元格C列，如果不等，返回1；由于A2不等于A1，所以C2返回1,A3=A2，C3单元格返回C2+1=2,依次向下，完成对数据的分组序号填写。

动图展示：

回顾下刚开始的需求，选出各省份销售TOP3数据，这里只需要对"排序"列进行筛选(1,2,3)即可选出需求数据；同理，TOP1只需选出"排序"列为1的即可，以此类推。