在Excel中制作具有联想能力的下拉列表的方法

Excel函数 2023-01-13

利用Excel的数据验证功能，能够创建下拉列表方便用户快速输入一些常用数据。当可能输入的数据很多时，从列表中找到需要的数据就不那么容易了。实际上，可以通过设置获得类似于输入法的联想功能，当在单元格中输入需要数据的前几个字符后，在下拉列表中将只显示以这几个字符开头的选项。本文介绍在Excel中制作具有联想能力的下拉列表的方法。

1、启动Excel并打开工作表Sheet2，选择A1:B15单元格区域，按Ctrl+L键打开“创建表”对话框，“表数据的来源”文本框中已经输入了选择单元格地址，单击“确定”按钮创建表，。完成表创建后，对该字段按升序排序。

图1　打开“创建表”对话框

2、在Sheet1工作表中选择A3:A30单元格区域，打开“数据验证”对话框，在“设置”选项卡的“允许”下拉列表中选择“序列”选项，在“来源”文本框中输入公式"=OFFSET(Sheet2!$A$2,MATCH(A3&"*",Sheet2!$A:$A,0)-2,,COUNTIF(Sheet2!$A:$A,A3&"*"))"，；在“出错警告”选项卡中取消对“输入无效数据时显示出错警告”复选框的勾选，完成设置后单击“确定”按钮关闭对话框，。

图2　“设置”选项卡中的设置

图3　“出错警告”选项卡中的设置

提示

这里在公式中使用MATCH()函数在Sheet2工作表的A列中定位Sheet1工作表中A3单元格字符开头记录所在的位置，同时去掉A1:A2这两个单元格的记录，获得的值作为OFFSET()函数偏移的行数。使用COUNTIF()函数统计Sheet2工作表A列中名称和Sheet1工作表A3单元格字符开头相符的数据的个数，将获得值作为OFFSET()函数返回的高度。另外要注意，这里必须取消“输入无效数据时显示出错警告”复选框的勾选，否则在输入部分字符后会报错将无法使用下拉列表选择。

3、选择B3:B30单元格，在编辑栏中输入公式“=IF(A3="","",LOOKUP(A3,表_1))”，按Ctrl+Enter键结束公式的输入。此时在“货品名称”列中输入数据的前几个字符，在下拉列表中将只显示与之相配的选项，。选择该选项后，在“入库时间”列单元格中将自动显示对应的入库时间，。

图4　在下拉列表中选择选项

图5　自动显示入库时间

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