在Excel工作表中实现输入的记忆选择的方法

Excel函数 2023-01-13

在Excel工作表中输入数据时，利用数据验证功能能够创建下拉列表，用户可以通过选择相应的选项来输入内容，这样可以实现数据的快速输入。使用该功能，能够实现类似于Excel记忆输入的功能，即随着输入内容的增多，自动将增加的内容添加到下拉列表中，在后面输入时用户可以直接选择输入。本文介绍在Excel工作表中实现输入的记忆选择的方法。

1、启动Excel并打开Sheet1工作表，选择A2:A30单元格区域，按Ctrl+L键打开“创建表”对话框，在对话框中勾选“表包含标题”复选框，单击“确定”按钮创建一个表，。

图1　“创建表”对话框

2、打开Sheet2工作表，在A2单元格中输入公式“=INDEX(Sheet1!A:A,MIN(IF(COUNTIF(A$1:A1,表1[货品名称]&""),2^20,ROW(表1))))&""”，。按Ctrl+Shift+Enter键结束公式输入，拖动填充控制柄将公式复制到其下的单元格中。

图2　在单元格中输入公式

3、打开Sheet1工作表，选择A2:A30单元格区域，在“数据”选项卡的“数据工具”组中单击“数据验证”按钮打开“数据验证”对话框。在对话框的“设置”选项卡的“允许”下拉列表中选择“序列”选项，在“来源”文本框中输入公式"=OFFSET(Sheet2!$A$2,,,COUNTIF(Sheet2!$A:$A,">"""))"，完成设置后单击“确定”按钮关闭对话框，。

图3　“数据验证”对话框中的设置

4、此后，在Sheet1工作表的A3:A30单元格区域中输入数据，输入的数据将自动添加到下拉列表中，再次输入时用户可以直接进行选择，。在Sheet2工作表的A3:A30单元格区域中将会自动出现已输入的货品名称，。

图4　在下拉列表中选择已输入的货品名称

图5　在Sheet2工作表中添加货品名称

提示

这里，在Sheet2工作表的A列创建了一个放置已输入货品名称的辅助列，在A2单元格的公式中，使用COUNTIF()函数来判断该单元格中是否已出现了“表1”中的货品名称。

当出现某货品名称时，返回数值2^20(即Excel 2013的最大行数)，未出现则使用ROW()函数返回表1中对应的货品名称行号。使用函数MIN()取得行号或2^20的最小值，使用INDEX()函数获得单元格的名称。

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