都进来看看!这招以一敌五的Excel绝技,连透视表都甘拜下风!

Excel函数 2023-01-14

在武侠小说里，经常会有一种情况——带着主角光环的人，总是凭借“一招鲜，吃遍天”的“伟大漏洞”，处处逢凶化吉。都说“职场如战场”，来到了职场，每一位EXCELER，面对来自四面八方的工作压力，也算是“处处逢凶”了。那么能不能也有这么“一招”，让同学们“随时化吉”呢?跟上E图表述的步伐，来学习一招“以不变应万变”的绝技吧。

【正文】

不多废话，切入主题。同学们知道在日常表格中，有一种信息内容叫做“序号”吗?我们今天就来“玩”这个序号，我保证你会“爱”上这个“小操作”的。

添加序号的方法

在日常生活中，我们每个人添加序号的方式可能都不一样，主要归纳起来有下面几种。

这是较常规的几种添加序号的方法，但是也仅限于“常规”。而我们今天要学的内容，就是非常规的序号，而这样的序号可以给我们带来“前所未有且简单”的体验。

1“动态”提取不重复的值并统计

遇到这种情况，大部分同学会使用两种方法解决：

第一种：首先复制粘贴出E列内容，然后在“数据”选项卡中，点击“删除重复项”功能键，再用SUMIF函数求和。

B22单元格函数：

=SUMIF($E$2:$E$16,A22,$F$2:$F$16)

第二种：直接使用数组函数，得到不重复的费用类别，再使用SUMIF函数求和。

A22单元格函数：{=IFERROR(INDEX($E$2:$E$16,SMALL(IF(MATCH($E$2:$E$16,$E$2:$E$16,0)=ROW($1:$15),ROW($1:$15),99^9),ROW(A1))),””)} 输入完成后，按数组函数的结束键CTRL+SHIFT+ENTER三键结束。你会选择哪种呢?如果说我们需要在源数据更新后，也能实现自动统计的话，肯定是选择函数的做法，但是这个数组函数真的不是初学者能够驾驭的(上面的数组函数不是今天的主题，故不作展开说明)，下面我们就用序号的方法来处理这个问题。

步骤1：在数据首列前插入一列“辅助列”，在A2单元格输入函数：=IF(COUNTIF($F$2:F2,F2)=1,MAX($A$1:A1)+1,””)，下拉填充得到被引用的序号。这里使用COUNTIF函数结合绝对引用，使区域中的首个单元格固定，末单元格逐步扩大，通过IF函数判断，如果COUNTIF返回1，即为目标值第一次出现，再使用MAX函数结合绝对引用，累加出唯一出现的值所对应的顺次; 此类引用方法在之前的教程中介绍过，小伙伴们可以点击教程《同样是countifs函数，为什么同事却使得比你好?原因在这里!》学习，此处不做赘述了。步骤2：在B22单元格输入函数：=IFERROR(VLOOKUP(ROW(B1),$A$2:$F$16,6,0),””)，下拉填充函数后，引出不重复的费用类别。使用ROW函数得到序号，用VLOOKUP逐步引出这个序号对应的费用类别，当ROW函数的序号在索引区域中没有出现时，用IFERROR函数规避错误值#N/A; 步骤3：在C22单元格输入函数：=IF(B22=””,””,SUMIF($F$2:$F$16,B22,$G$2:$G$16))，当对应的B列内容不为空时，汇总各个费用类别的金额。这样一来是不是简单了很多?而且是随数据源的更新而变动的哦~

“动态”分类提取明细

按照上面的思路，我们再看一个工作中经常会遇到的问题。如下图所示，我们需要按照不同的费用类别，提取出对应的明细数据。

步骤1：同样在数据首列前插入空白列。在A2单元格输入函数：=IF(F2=$G$19,MAX($A$1:A1)+1,””)，下拉填充公式，得到满足条件的记录序号。当数据中的费用类别和被统计项G19单元格(注意使用绝对引用)相同时，利用MAX函数标记序号。步骤2：在B22单元格输入函数：=IFERROR(VLOOKUP(ROW(B1),$A$1:$G$16,MATCH(B$21,$A$1:$G$1,0),0),””)，下拉右拉填充公式。这里依然是使用VLOOKUP函数索引ROW函数，再利用MATCH函数，找到表头的顺序号，作为VLOOKUP在索引区域中被索引的列序。当然，这个表格依旧是可以实现动态更新的。

“动态”多条件提取明细

同样的思路再来“玩”一个多条件的索引。如下图所示，需要提取出满足多个条件的明细数据。

步骤1：同样在A2单元格输入函数：=IF(AND(C2>=$D$21,C2<=$D$22,E2=$F$21,F2=$F$22),MAX($A$1:A1)+1,””)，使用AND函数，使IF函数形成多条件同时满足与否的判断，标记出多条件都满足的明细记录序号。步骤2：在B25单元格输入函数：=IFERROR(VLOOKUP(ROW(B1),$A$1:$G$16,MATCH(B$24,$A$1:$G$1,0),0),””)，此函数同案例2的函数是一样的，我们就不多介绍了。看一下动态的效果吧。

“动态”将明细按金额大小排序

给一列数字排名，估计很多同学都知道用RANK函数吧，但是如果有重复的数字，就需要RANK+COUNTIF函数的嵌套使用，起到不重复排名的效果，这个案例就是利用了这个原理。步骤1：在A3单元格输入函数：=RANK(D3,$D$3:$D$17,IF($H$1=”降序”,0,1))+COUNTIF($D$3:D3,D3)-1，先通过RANK函数得到数值的排名，用IF函数判断H1单元格的数据，如果是“降序”则返为“0”，如果是“升序”或者单元格为空，则默认返回“1”。COUNTIF函数是去重排名的关键，同样是利用绝对引用固定区域中开始单元格的位置，确定数字出现的次数，如果第一次出现，1-1=0，则直接返回RANK函数得到的排名。第二次出现就是2-1=1，则在RANK函数排名的基础上+1。这样就完成了重复排名增加1位次的过程。步骤2：在F3单元格输入函数：=IFERROR(VLOOKUP(ROW(F1),$A$2:$D$17,MATCH(F$2,$A$2:$D$2,0),0),””)，这个函数的原理依然同案例2的索引过程。通过选择升序降序的选项，做到动态罗列数据的过程，如下：

“动态”插入空白行

对于这个需求，现下最常用的方法是“添加序号排序的方法”，如下：

但是这种方式有一个弊端，如果插入的空白行不固定，那就需要频繁的操作，而且序号的粘贴过程也比较麻烦，插入几行就要复制几次序号。所以我们就一起来看一个函数+序号动态插入空白行的案例。

步骤1：在A列给源数据表添加序号，在A3单元格输入函数：=ROW(A1)，然后下拉公式填充。步骤2：在F2单元格输入“辅助”，在F3单元格输入函数：=IF(COUNTIF($F$2:F2,F2)<$I$1+1,MAX(F2:F2),F2+1)，依然是利用了COUNTIF结合绝对引用的做法，判断从起始单元格F2到上一个单元格为止的区域中，上一个单元格的值出现了几次，如果值小于间隔行数+1，就显示已经出现的最大序号(用MAX函数引出)，否则序号累计1，就是函数中F2+1的运算。然后下拉填充函数，如果数据较多，这里介绍一个利用“名称框”代替下拉填充的过程。 <小常识> 在一个单元格中输入函数，然后选择“名称框”，输入需要填充的区域地址，按回车键，再按CTRL+D(向下填充)，也可以按CTRL+R(向右填充)，即可完成对区域的填充了。

步骤3：在G3单元格输入函数：=IFERROR(IF(AND($F3<>””,$F3<>$F2),VLOOKUP($F3+1,$A$2:$D$17,MATCH(G$2,$A$2:$D$2,0),0),””),””)，使用AND函数，使IF函数形成多条件同时满足与否的判断。当F3单元格不为空，且F3单元格不等于上一个单元格的值的时候，使用VLOOKUP+MATCH函数的嵌套引用明细表内容。填充函数后就是下面的效果了。

<小常识> 上面的5个案例都是一个数据源，5类数据处理的需求我们只用了一招“添加序号”的方式，轻易破解，其实这个“添加序号”就是我们经常说的“辅助列”。

“辅助列”在原数据中，一般在首列之前，或者末列之后。目的是在不改变原数据结构的基础上，为了解决一些不能通过原数据直接处理的数据分析要求，而添加辅助计算的信息内容。

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