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怎么提高制作PPT的效率 PPT制作的10个小技巧

PPT教程 2023-01-15

　　ppt是每个办公室工作人员都需要了解的办公工具，很多朋友做这行久了便可以积累一些经验，今天小编便把老用户的一些经验分享给大家，大家可以了解一下。

　　这就不能怪别人都早早下班，而你还在苦逼苦逼地做着PPT了。

　　今天本文给大家总结了10个提升幻灯片制作效率的方法，希望能够帮助到各位。

　　1、主题设置

　　不知道大家有没有试过辛辛苦苦做的PPT，满怀忐忑地发给别人，结果别人说不喜欢你的颜色，让你全部换一套。

　　可整整100多页的PPT，逐页去换分分钟会换到怀疑人生!

　　要是你在一开始制作幻灯片之前就设置好主题格式，那么后面的所有更改就方便很多了。

　　点击菜单栏上的「设计」就会进入到幻灯片格式设计窗口，在主题旁边，有一个变体的选项卡，点击下方的三角形，展开后就如上图所示。

　　在这里，我们就可以对系统默认的主题颜色、主题字体、主题效果以及背景样式进行设置。

　　一般来说，都不建议大家使用系统提供的所有默认的配色方案，大家可以到一些专业的配色网站去找配色。

　　挑选到自己喜欢，而且又跟主题合适的颜色之后，我们可以在变体那里进行设置，将我们的颜色替换上去，自定义一种新的颜色风格。

　　操作方法就是点击菜单栏上的设计、找到变体选项卡，点击下三角形，然后选择颜色，在最下面有个自定义颜色，点开我们就可以对颜色进行设置。

　　在进行颜色设置的时候，由于在这里没有「取色器」的功能。

　　所以我们可以先在幻灯片设计界面，插入一个形状，然后用取色器把图片上的颜色都给吸取过来，这样颜色就会保存到最近使用颜色下面。

　　之后我们再回到主题颜色设置的窗口，依次选择最近使用的颜色下面的颜色，就可以更改系统的主题颜色了。如下图所示

　　当你把系统的主题颜色修改完成之后，回到幻灯片制作页面，你就会发现插入形状的颜色、字体的颜色、背景、图表都换了一个颜色。

　　这也就达到了我们修改默认主题颜色的目的。之后你在使用颜色时候，只要颜色不超出你设置的主题颜色范围，那么下次需要更改整套颜色的时候。

　　只需回到主题颜色设置界面，重新选择一套颜色，就可以把整套幻灯片的颜色给修改过来，非常地方便与快捷。

　　关于系统默认字体的设置也是同样，那在这里就不再赘述了。

　　2、幻灯片母版

　　即便是使用了PPT多年的人，也有可能不知道幻灯片母版的用处。那幻灯片母版到底是做什么用的呢?

　　它可以帮助我们固定版式，方便之后的修改。

　　如果你每次都重新制作的话，那可能会出现上下两页的元素的位置不对称、大小不均等、耗费时间等情况。

　　但如果你在幻灯片母版预先把这些元素摆好位置并保存，那么每次新建幻灯片的时候都选择这一版式，就不用每次都重复摆放元素啦。

　　3、自定义菜单

　　为了节省界面空间，Office会自动折叠一些功能按钮，放在二级或三级菜单。但有些功能是我们进行需要用到的，如果我们每次都要点击几次按钮，才能找到，就比较耗费时间了。

　　所以我们可以把一些我们常用的功能按钮，添加到自定义菜单当中，这样我们下次使用的时候，就能直接触发。

　　具体的操作方法是：把鼠标放在菜单栏的左上方区域，鼠标右键，选择自定义快速访问工具栏。

　　之后我们可以在界面的左边把一些常用的功能按钮，比如说横向分布、垂直分布、置于顶层、置于底层这些添加到右边。

　　这样我们在菜单栏上就会显示这些功能按钮出来，下次再使用的时候就不用点击那么多次才能找到这个功能啦。

　　4、快键键

　　使用快捷键也是提升幻灯片制作效率的一种方式，下面我总结了常用的几种快捷键，大家可以看看。

　　5、设置为默认形状

　　辛辛苦苦绘制了一个形状的各种特效，难道下次还要使用的时候再用格式刷刷?就算有格式刷，可逐个去刷也太浪费时间了。

　　我们可以将设置的形状，设置为默认形状，这样我们下次再插入形状的时候，就不需要重新设置，也不需要使用格式刷了。

　　操作的方法是鼠标右键设置好的形状，在弹出的对话框当中，选择设置为默认形状。

　　6、格式刷

　　虽然设置为默认形状之后就不不太需要用到格式刷，可格式刷依旧有它的用处，比如说：你想从另一份PPT复制形状格式过来。

　　格式刷可以复制形状或文字的(阴影、颜色、边框、发光、柔化边缘等格式)但不会改变形状的外形。

　　格式刷的使用方法是：单击一下，只能使用一次。对它进行双击，则可以让鼠标一直处于格式刷状态，可以跨页或跨幻灯片进行使用。

　　下面我就来给大家看一个案例：

　　7、用SmartArt插入图片

　　在菜单栏中打开SmartArt图表，我们可以看到里面有各式各样的形状组合，或者称之为关系图。

　　最下面有一个「图片」选项，使用里面的形状组合，可以帮助我们快速把图片上传。

　　8、一键替换

　　在菜单栏最右边有一个「替换」工具按钮，它可以帮我们替换幻灯片中某些字或者字体，而且是全篇幅地更改。

　　下次如果需要全部更换一种字体，就要记得使用这个替换工具啦。

　　9、自动对齐工具

　　选择一个元素，在菜单栏会出现一个「格式」按钮，选中它，然后在右边会出现「对齐」按钮，在它下面有10种对齐方式。

　　使用这10种对齐方式，可以帮助我们实现元素的快速对齐。

　　10、一键删除所有动画

　　有时候辛辛苦苦做了一大堆动画，老板突然说要不全部动画删掉，可你的PPT加起来也有100多页，逐页去删除也太浪费时间了。

　　其实在菜单栏中，选择「幻灯片放映」，再选择「设置幻灯片放映」，在放映设置那里，选择放映时不加动画即可。

　　以上便是制作ppt提高效率的小技巧了，大家可以学习一下经验，争取可以做的更好，希望大家可以继续关注office学习网，后面会有更多精彩教程带给大家。


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