PowerPoint功能应用的12个小技巧

PPT教程 2023-01-18

(1)突破20次的撤消极限

PowerPoint的“撤消”功能为文稿编辑提供了很大方便。但PowerPoint默认的撤销操作次数却只有20次。单击PowerPoint窗口左上角的“Office按钮”，再单击“PowerPoint选项”，选择“高级”菜单中的“编辑选项”，在“最多可取消操作数”中设置你需要的次数即可。不过要注意，PowerPoint最多允许撤消操作150次。

(2)自动更新幻灯片的日期和时间

依次执行“插入”→“页眉和页脚”，选择“幻灯片”标签下的“日期和时间”复选框，选择“自动更新”后设置日期和时间格式，最后单击“全部应用”或“应用”按钮即可。这样以后每次打开文件，系统都会自动更新日期与时间。

(3)消除幻灯片的背景颜色和图案

为了备课需要，我们常常需要借用别的老师PPT课件中的一部分幻灯片，这些幻灯片的设计模板与背景图常与自己的不一样，这时可以首先将其还原为原来的白色的幻灯片，然后再利用。方法是：首先，打开“设计”菜单下的“背景样式”,选择合适的样式后再选择“隐藏背景图形”。

(4)快速制作字幕上下移动动画

大家一定看到过电影上出现的字幕上下移动的效果吧!用PowerPoint来实现这样的效果非常轻松。方法是：插入一个横排文本框并输入字幕文字，调整文本框的宽度略小于幻灯片的宽度，并将它拖动到幻灯片上方居中的位置。用鼠标选定这个文本框，并为它添加“进入”/“其他效果”/“华丽型”/“字幕式”的自定义动画，单击“确定”按钮后，就能实现字幕上下移动的效果。

(5)让对象连续闪烁

在 PowerPoint中可以利用“自定义动画”来让对象闪烁，方法如下：先选定要闪烁的对象，给该对象添加“强调/华丽型”中的“闪烁”自定义动画效果，双击“自定义动画”列表中的该效果，在弹出的快捷菜单中选择“计时”，再设置合适的速度和重复次数即可。

(6)解决课文朗读配音难题

用PowerPoint制作英语课件时，要实现“听力配课文”的功能，如果课文很长，将课文内容放在一张幻灯片上，学生根本看不到文字提示。如果放到多张幻灯片上，又必须把声音文件按幻灯片内容进行截取。其实，我们可以将课文录音当作背景声音来处理，并结合“排练计时”解决这个问题。实现方法如下：①在课文听力部分插入录音，并设置为自动播放;②设置声音的自定义动画为“停止播放在N张幻灯片后”，N是课文文字内容的幻灯片总数;③从“幻灯片放映”菜单中选择“排练计时”，使幻灯片的切换与录音相符。

(7)对图片做点小手术

我们常会遇到这样的问题: 图片素材从整体效果来看，基本满足要求，但是图片局部有不太符合要求的地方，想去掉这块，如果这种不合要求的部分面积不大，且周围背景颜色为单一颜色时，就不必动用庞大的图像处理软件，只需插入一个比需要修改的部分面积略大的矩形或其他自选图形(视需要遮挡的形状而定), 然后将这个插入图形的颜色通过“设置自选图形格式”调整成与周围背景颜色相同即可。

(8)给图片减肥

插入图片后，我们会发现PPT课件会变得非常庞大。这时需要压缩这些图片，有一个很简单的方法：单击图片工具栏上的压缩图片按钮。若要压缩演示文稿中的所有图片,请选中文档中的所有图片单选按钮。若要进一步减小文件大小，可以利用“裁剪”功能剪掉图片中的多余部分。

(9)防止PPT课件被误修改

一是加密文档。单击窗口左上角的Office按钮图标，在弹出的快捷菜单中指向“准备”后执行“加密文档”命令，给PPT加上可靠的密码进行保护。

二是限制访问。单击窗口左上角的Office按钮图标，在弹出的快捷菜单中指向“准备”后再指向“限制权限”，然后执行“限制访问”命令。

(10)将声音文件无限制打包到PPT文件中

幻灯片打包后可以到没有安装PPT的电脑中运行，如果链接了声音文件，则默认将小于100KB的声音素材打包到PPT文件中，而超过该大小的声音素材则作为独立的素材文件。其实我们可以通过设置就能将所有的声音文件一起打包到PPT文件中。方法是：单击窗口左上角的Office按钮图标，再单击“PowerPoint选项”，选择“高级”选项后在“保存”选项卡中将“链接声音文件”改大即可。

(11)创建交互式效果

放映PPT课件时的默认顺序是按照幻灯片的先后次序进行，但通过对幻灯片中的元素进行“动作设置”或“超链接”，可以改变线性放映方式，从而提高课件的交互性。

①利用动作按钮交互

所谓“动作”是指在放映过程中，单击画面中事先插入的动作按钮，幻灯片的放映立即按照事先的设置跳转或者链接到一个指定的幻灯片、外部的演示文稿、用其他软件制作的动画或者另外的静止画面等，待这些过程结束后，单击鼠标又马上返回到刚才的“断点”继续往前放映。利用动作按钮实现交互的方法如下：

打开演示文稿后，定位到需要设置动作的幻灯片。

单击“插入”菜单，在“绘图”选项组中单击“形状”选项，然后在列表中选择“动作按钮”组中的一个形状，将鼠标移到幻灯片编辑区按下左键拖动绘制出动作按钮。在弹出的“动作设置”对话框中选择“单击鼠标”或者“鼠标移过”选项卡，即可在其中设置跳转的动作，完成后单击“确定”按钮退出设置。

如果是链接到另外的幻灯片或者其他视频文件，应选择“超链接到”单选按钮，单击右侧的下拉箭头，然后在列表框中选择要链接到的幻灯片或者文件。如果是转到某个程序的执行，应选择“运行程序”单选，然后在右侧文本框中输入要运行的程序所在的全路径和程序文件名。若不记得路径，可单击“浏览”按钮选择这个要运行的程序文件。

提示：在一张幻灯片中设置了多个动作，仅仅靠用鼠标单击来触发，往往会控制不好，使得动作效果不理想。经过简单的设置可以让多个动作自动连续进行。在制作完当前幻灯片上所有动作后，如果希望动作二在动作一后自动进行，只需在主窗口右边的任务窗格中单击选择该动作二(如果没有出现任务窗格，只需要用鼠标单击一个对象，在“动画”选项功能组中选择“自定义动画”就可以了)，然后右击动作二右边的向下箭头，在弹出菜单里执行“从上一项之后”。如果想连续进行多个动作，只需要先按下Ctrl 键，然后用左键选择所有希望连续的动作，同样运用上面的方法执行“从上一项之后”命令。

②利用图形、文本对象交互

在要设置动作的图形对象上单击选中或者选定要设置动作交互的文本，到“插入” 功能区单击“动作”选项按钮，打开“动作设置”对话框，在对话框中的设置与上文所述完全一致。

③利用超链接交互

利用“超链接”同样实现交互式放映，其功能与前述“动作”交互类似，只是设置环境有些差别而已。方法是选中插入“超链接”的对象(文本、图片、形状等)，在“插入”功能区单击“超链接”选项按钮，也可以直接右击对象后在快捷菜单中选择“超链接”命令，会弹出“插入超链接”对话框。在弹出的对话框中进行超链接的目标的指定等设置，最后单击“确定”按钮退出。

“链接到”下方的“原有文件或网页”包含3个选项。“当前文件夹”指你刚才使用的文件夹下的对象列表，“浏览过的网页”指近段时间打开过的网页，“最近使用过的文件”指在近段时间打开过的所有文件。“本文档中的位置”仅限于当前文档的标题列表(必须是本软件认可的标题样式)，若幻灯片中没有规范的标题则依次编为“幻灯片×× ”。“新建文档”指你可以立即新建一个文档作为超链接的目标，在文件名文本框中一定要输入全路径，否则将找不到。

“电子邮件”指可以指定一个完整的E-Mail账户，最近若使用过多个电子邮件地址，会在下部的列表框中显示，便于选择。

提示：若选定的是文本，则在“要显示的文字”框中出现重写的文本内容，若选定的是图形对象则文本该框不可用。单击“屏幕显示”按钮会弹出“对话框”，在其中输入放映时鼠标指向这个对象处显示的屏幕提示文本，只要鼠标指针一进入该区域就会显示提示文本，以即时帮助你了解超链接的目标是什么。

(12)去除超级链接文字中的下划线

对文字设置超链接，如果使用模板提供的标题框、文本框会导致超链接的文字出现下划线，影响美观。我们可以自己添加文本框，然后选择整个文本框(注意：不是选择文本框中的文字)，再对文本框进行超链接，这样的超链接不会出现下划线，单击后文字也不会变色，而且出现手型图标的区域也增大了，方便我们单击。需要注意的是：文本框不能是标题或副标题文本框。

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