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Outlook和Onenote双剑合璧，真正做到一站式可视化多项目跟踪管控

OneNote 2023-01-12

Outlook是微软公司开发的一款极其出名的邮件管理系统，免费多平台跨系统操作，支持多账号，最重要的是可以离线查看和编辑邮件，对于出差一族非常方便。

Outlook除了是一款邮件管理软件之外，还可以武装成一款超级强大功能的GTD系统，包括项目管理子系统，知识管理子系统，日程安排管理子系统和人脉管理子系统。今天和各位介绍Outlook强大GTD系统系列的第一篇文章，如何利用Outlook进行项目管理和知识管理。

Outlook任务跟踪子系统

经常使用Outlook来收发邮件的工作人士都知道，Outlook邮件追踪可以设置彩色标签和到期日期提醒后续标志，在Outlook任务模块中会显示在“代办事项列表”中，也包括后面要介绍的Outlook任务。Outlook内置的任务功能非常简单，包括任务名称，截至时间和所属类别。

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点击某任务后可显示任务开始时间、任务描述、优先级、提醒时间和任务负责人，该任务跟踪系统适合简单情况，比如每日行动清单。

如果对于工作中同时开展的复杂项目，每一个项目的执行任务都会涉及到很多相关资料做参考。那么我们就需要一个可以储存所有这些项目相关资料的地方，并能够分门别类的显示，随时随地可以方便查看。没错微软公司开发的Onenote云笔记软件就具备上述所有这些功能，Onenote作为我的个人知识输出库之前已经介绍过一些实用心得。

延伸阅读：

两种活用Onenote模板秘籍，高效打造精美专业内容库，复用方便

Outlook和Onenote整合安装步骤

对于多项目复杂任务跟踪，我们可以通过Outlook和Onenote整合，来达到此效果。需要开启此功能，可以执行如下操作：

第一步：点击Outlook中的“文件”——“选项”——“加载项”——“COM加载项”——“转到”命令：

新 过 新 匣 项 巨 电 子 蚓 牛 收 件 箱 @Action @Reading @Waiting 1 .Business 2.Clients 3.Upcoming 4.Personal 已 发 送 邹 件 已 删 除 郎 件 RSS* 发 件 箱 垃 圾 邹 件 文 件 荚 由 阝 件 Outlook 选 项 思 规 凸 历 巨 定 义 功 能 区 快 速 访 河 工 栏 力 信 任 中 心 0 L 芒 利 」 管 Microsoft Office 力 二 孬 划 页 启 飞 酽 加 “ 远 项 〗 《 话 框 · 名 称 活 动 应 用 程 庳 加 载 顶 Evernote 0 凵 t 卮 ok Contact Connector Microsoft ShareP0int Server Colleague 《 m 舁 0 戊 力 〔 《 》 戛 良 有 关 0 凵 t 卮 。 项 目 的 OneNote 审 菲 活 动 应 用 程 庳 载 顶 Microsoft Access 0 凵 t 卮 。 数 据 收 里 和 发 布 加 载 项 象 笔 记 萋 辑 器 〔 《 过 于 Microsoft 0 凵 t 。 k ） 用 于 0 凵 t 卮 。 的 Microsoft ' 加 载 项 禁 用 的 应 用 程 庳 载 顶 Microsoft Exchange 加 载 项 D 、 “ D 引 NS C 。 日 g 凵 乸 m 四 戊 冠 目 D ： 。 稱 〔 0 稱 〔 el 5ON8ttnOL.d D 、 “ 〔 el 5ADDINSACCOLK.DLL D:...noteEvernoteOLShim64.dll D:Ä 5ADDINSOUTLV8A.DLL D:...DDINSUmOutlookAddin.dll 「 0 “ 1 SI 闩 n COM 加 载 项 COM 加 项 COM 加 项 COM 加 项 COM 加 项 COM 加 项 COM 加 载 项 COM 打 剋 发 布 者 蕪 容 性 Evernote 0 凵 t 卮 0 Contact Connector EVERNOTE CORPORATI( 〕 N 有 可 的 蒹 容 性 信 息 D:Program Files 〔x85 〕 EvernoteEvernoteEvernoteCCx64.dll Evernote 0 凵 t 卮 ok Contact Connector COM 加 项

第二步：勾选“有关Outlook项目的Onenote便签”，点击“确定”按钮。

COM 如 ] 项 可 加 项 0 ： 囗 Microsoft Exchange 加 载 项 囗 Microsoft 0 稱 〔 巳 Professional 訓 凵 s 201 彐 的 Lync ． 。 谩 〔 项 》 》 M n3S0 ShareP0int Server Colleague 《 mpo 戊 力 〔 《 戛 良 [ ] 0 凵 t 卮 0 SO 〔 》 Connector 201 彐 @Windows Search Email Indexer 囗 象 笔 记 萋 辑 器 〔 适 于 Microsoft 0 凵 t 卮 。 〕 Iu莖过0@這亟自皚0过适《眩二 钅 · D ： o el 5 ON no 加 行 为 · 启 动 时 加 载 添 加 ） 一

可以看到Outlook邮件菜单栏中新增Onenote图标

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Outlook邮件保存到Onenote中

将某一封重要邮件需要保存到Onenote中，在该邮件的菜单栏中点击Onenote图标：

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选择邮件需要保存的笔记本分区位置，点击确定按钮。

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Onenote中选择的笔记本分区位置就收到了如下的邮件保存内容，我们可以进行二次编辑和修改，该方法对邮件中涉及的重要内容可以整理成工作经验，形成小系统。

笔 记 本 - 0 巴 记 录 - 买 的 跑 步 芸 - 小 李 环 - / 、 李 环 孬 抿 记 录 - 番 茄 工 作 法 - 屣 间 日 记 日 计 划 - 周 回 顾 - 月 计 划 小 椠 工 作 工 ， 0 巨 号 信 息 - 杭 过 0 享 校 项 目 OTA 》 答 《 复 《 Release B u 刂 d ： EducationProject Pad2015 0617 1047 V00 ． 00 ． 15 ． 00 2D15 年 7 月 5 日 20 ： 58 二 Release Build: EducaüonProjectPad2015 U617 1 《 7 V （ ℃ 飞 ． 15 一 侦 》 发 件 人 发 时 2D1 7 月 2 日 ： 45 Hi Kay, Regards, Tina Huang

Onenote内容直接通过Outlook发送邮件给相关人

我会在Onenote中安排每日计划，所以你也可以借鉴将Outnote记录你的每日工作日志，下班前将该日志直接通过Outlook邮件发送你的上级领导即可。在Onenote中选择当日计划页面，点击开始菜单中的“电子邮件页面”命令：

延伸阅读：onenote作为我每日待办事项的3点使用心得

廾 始 笔 记 本 “ 小 米 李 环 捶 抿 记 录 - 茄 工 0 去 - 是 飼 日 记 - 目 计 划 “ 周 回 - 小 统 - 梳 廾 00 孚 校 项 目 OT 厶 ， 17 历 史 记 录 匚 囗 丿 “ “ 0 标 题 1 x 标 题 2 4 葫 ， 周 计 划 0- 一 0 待 办 事 项 (Ctrl+l) 要 (Ctrl•2) 河 0 刁 + 芻 待 办 事 项 育 找 标 记 Outlook 仔 辶 丿 到 子 那 件 电 子 够 # 旧 计 划 兀 巧 年 明 5 日 上 午 丆 32 聚 焦 习 惯 类 读 书 ： 电 影 ： 青 蛙 类 （ 模 板 ） 2L07 Johnson Chen · 0 会 议 0 撼 + E ） a 计 划 （ 〕 E 计 划 （ 2015 年 05 月 28 臼 ） 日 计 划 （ 15 05 月 〕 日 计 划 （ 15 年 05 月 ） 日 计 划 （ 15 05 月 31 日 〕 日 计 划 （ 閻 15 年 月 01 臼 ） 日 计 划 （ 15 月 02 〕 日 计 划 （ 15 年 月 0 ） E 计 划 （ 2015 年 月 日 〕 日 计 划 （ 15 年 月 0 ） 日 计 划 （ 15 月 〕 日 计 划 （ 15 年 月 07 ） 日 计 划 （ 15 月 日 〕 日 计 划 （ 15 年 月 ） E 计 划 （ 2015 年 月 10 日 〕 E 计 划 （ 2015 年 月 11 臼 〕 日 计 划 （ 15 月 12 日 〕 日 计 划 （ 2015 年 月 13 臼 〕 日 计 划 （ 15 月 14 〕

然后就会弹出一个电子邮件发送的页面，通过该方式就可以将写好的日报发给上次领导，非常方便。

邮 件 盾 入 设 文 本 苴 E 计 划 〔 板 ） 邇 裣 查 姓 名 陌 加 文 陌 力 《 项 目 要 性 一 高 显 丁 比 例 要 性 一 任 标 记 扇 显 小 比 例 收 # 人 “ 发 送 主 题 u) 日 计 划 （ 模 板 ） “ 20 巧 年 7 月 5 日 21 £ 」 上 牛 7 ： 3 “ 聚 焦 ． ， 习 惯 类 “ 0 读 书 ： 囗 电 影 青 蛙 类 “

Onenote中待办事项显示在Outlook任务中

在Onenote某页面中可以是一个较大项目任务，也可以是单一的下一步行动，由于Onenote本身不带任务提醒功能，所以通过将Onenote中的项目或行动，显示在Outlook任务中，通过任务提醒功能就满足此目的啦！

此操作步骤和上述的发Outlook邮件差不多，只不过点击的是“Outlook任务”图标，直接选择任务截至时间，这样在Onenote中分解的一系列下一步行动都会显示在Outlook任务中，Onenote任务前会显示一个“红旗”图标。

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Onenote任务同步到Outlook任务中后，可以进行任务分配、分类，完成后可以“标记完成”，如果做该任务时需要参考相关资料，又可以点击“Onenote”命令跳转到该任务所在的Onenote页面。Outlook某任务完成后，进度也会同步到Onenote中标记成完成状态。

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Onelook新建任务保存在Onenote对应项目中

如果你习惯使用Outlook直接新建任务的话，利用Onenote链接可以一键在Onenote中建立对应任务，选择所在的进行中项目分区中。

7 新 葚 任 务 新 建 新 项 目 电 子 邮 仁 我 的 亻 壬 务 待 办 事 项 列 表 下 周 任 务 保 存 卉 关 闭 除 适 入 ； 专 发 设 且 文 本 相 苴 neNote 任 务 详 继 F 息 标 记 完 成 分 配 任 务 O 今 思 。 主 题 〔 切 开 始 凸 期 田 截 止 凸 期 〔 [ 刂 囗 醒 〔 M ） 2015 / 7 / 6 〔 周 一 ） 2015 / 7 / 6 〔 周 一 ） 0 0 0 状 态 优 先 级 〔 刁 复 胃 期 百 分 比 〔 0 所 有 者 分 类 0 John 远 择 OneNote 中 的 位 置 远 取 一 个 分 ． 区 或 一 页 以 放 入 任 注 ： F. 灯 仁 毛 1d4 、 工 作 写 作 项 邑 苎 过 踪 理 王 王 王 家 长 叩 产 品 项 目 长 沙 0 · 享 校 项 目 杭 学 校 项 目 OTA 项 目 忡 爸 0 ． 中 享 项 目 产 品 改 善 项 目 杭 州 ． 。 0 享 校 项 目 杭 ， 。 0 ， 学 校 项 目 王 們 - 笔 记 囗 始 终 1 争 壬 氵 主 发 送 到 所 远 位 〔 可 裆 舌 在 OneNote 远 项 中 巨 定 义 ).

Outlook搭配Onenote，双剑合璧视觉化多项目管理

由于Outlook任务局限性，通过和Onenote搭配来进行更有效的多项目管理。首先，在Onenote中创建一个“笔记本”，命名为“项目进度跟踪管理”。

新 笔 记 本 OneDrive - 个 人 《 计 簋 机 添 加 位 OneDrive - 个 人 笔 记 本 名 称 ： 甲 # 度 跟 蒜 管 理 0 0

在“项目进度跟踪管理”笔记本中，建立工作或个人、家庭正在同时进行的项目，在Onenote分区中建立具体项目名称，重要的项目放在最前面，通过可视化拖动管理非常方便体现出项目的重要等级，完成归档的项目只要一键移动到放入到对应的工作、素质、家庭等笔记本中即可。

笔 记 本 2D15 年 7 月 5 日 工 作 写 作 顶 目 进 度 跟 踪 管 6 十 云 0 肿 - 中 享 项 目 产 品 改 善 项 目 - 产 品 改 善 项 目 杭 卅 校 项 目

Outlook邮件中我们也可以建立对应的进行中项目，方便邮件也做对应的管理。

Johnsonchen@dopod.c. 收 件 箱 @Action @Reading @Waiting 01 ． 进 行 中 项 吕 1 ． 1 家 长 端 APP 产 品 项 吕 字 校 项 目 1 ． 4 OTAIÄä 1 ． 5 省 00 中 字 项 吕 1 ． 5 产 品 改 善 项 目 1 ． 7 杭 。 字 校 项 吕 〉 0 艺 个 人 项 吕 〉 03 ． 将 来 项 吕 〉 04 · 归 档 项 吕 草 [ 2 ] 已 发 送 邹 件

在某个具体跟踪项目中，可以利用Onenote建立不同的页面，可以是相关邮件参考重要信息，可以是项目分解进行中的具体任务。

目 2 ． 5 产 品 功 能 修 改 2D15 年 7 月 5 日 产 品 功 能 修 改 任 务 索 〔 Ctrl +E 〕 + 添 力 页 01 ． 榴 关 蚓 牛 蓼 考 信 息 02 目 分 解 艺 1 視 唄 胃 趼 艺 4 北 京 ± 差 和 固 事 什 矣 气 寸 论 产 品 2 巧 产 品 功 能 修 改

利用“Onenote中待办事项显示在Outlook任务中”的描述方法，Onenote进行中的任务可以显示在Outlook任务中，并标注任务重要优先级和截至时间等信息，根据自己情况按照项目类别，截至时间等排序，这样弥补Onenote不能进行任务提醒的不足之处。

我 的 任 务 DI 厙 待 办 事 顶 列 表 望 击 此 处 添 力 斤 任 优 先 緩 ： 盅 5 项 訕 〔 无 ） ： 彐 项 引 」 ： OTA ： 1 项 新 OTA ROM 〔 14 〕 顸 计 更 新 河 以 及 仁 更 引 于 家 长 A 叩 产 品 项 目 ： 1 项 @ 囗 产 品 功 能 彦 改 任 1 2015 / 酊 10 〔 周 三 〕 1 5 ． 23 2015 / 7 / 6 〔 周 一 ） 6 斓 索 待 力 项 列 汞 (Ctrl+E 〕 0 0 0 OTA 0 家 长 A 叩 产 品 项 目

Outlook收到某项目的重要参考邮件可以按照“Outlook邮件保存到Onenote中”描述的方法，汇总到Onenote对应项目的参考邮件信息中。如果是非邮件之类我们收集整理的项目相关信息，利用Onenote可以插入Excel、本地或网络图片、屏幕截图、扫描件、音频、视频、链接等资料的特点，都可以收集在相关项目中，让我们在执行某项目时集中在一处可以更加高效的完成任务。

开 始 0 适 入 0 河 届 少 辶 入 打 和 棰 式 绘 图 历 史 记 录 文 附 电 子 表 相 屏 莓 辑 片 朕 枳 片 扫 庙 3 的 日 期 时 闾 日 《 河 页 面 樘 板 冗 Q 公 苴 符 号 逆 接 链 录 音 录 嵯 止 在 录 制

小结：

通过Outlook和Onenote的搭配，弥补各自的缺点，充分发挥其长处，完完全全可以做到对工作中进行的多个项目，一站式可视化管控的状态，并且培养边执行项目边整理的习惯，项目完成归档资料也同时完成啦！方便以后同类项目借鉴以及下属任务分配时有制度可循，有据可依。


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