Outlook 邮件的使用技巧

Outlook 2023-01-11

1、如何彻底屏蔽垃圾邮件

相信大家一定都曾苦恼过这种问题，一段时间没看邮箱后，总会被各种垃圾邮件塞满，如此反复以往，真是让人十分讨厌。

我们可以在邮件中选择举报。

但即便如此有时还是会收到，这是因为一般网站都有很多邮箱，我们需要在举报时选择域名才可以。

一天收到上百封，HR会先看谁的邮件？

2、尝试使用Markdown写作

相信经历过BBS时代的伙伴，一定对编辑器深有体会，很遗憾的是目前为止的主流邮箱中，编辑器一如既往地不好用。

如果你追求漂亮的排版和写作体验，可以尝试下这款Chrome插件：Markdown Here

一天收到上百封，HR会先看谁的邮件？

可以把当前编辑窗口的文字转换成Markdown，不仅仅写邮件，其他地方也非常方便。

3、使用OutLook进行统一管理

相信现在每个人都有多个邮箱账号，频繁的来回切换特别繁琐，我们可以使用统一的客户端进行管理。

Windows可以使用：Outlook

手机上可以使用：网易邮箱大师

Mac也可以使用内置的邮件

但利用第三方接收邮件需要注意POP和IMAP的区别：

一天收到上百封，HR会先看谁的邮件？

简单理解即是POP为离线阅读，主动接收不会同步操作，比如删除邮件等。而IMAP则会自动同步所以操作。

推荐设置IMAP，只需手动添加一下收发邮件地址即可。

一天收到上百封，HR会先看谁的邮件？

收发邮件的地址，在邮箱的设置中可以查看。以腾讯邮箱为例，收发地址就在设置中的客户端设置中，复制添加即可。

一天收到上百封，HR会先看谁的邮件？

4、科学管理邮件

邮件管理也是一件非常重要的事情，按照重要程度可把邮件分为A、B、C、D….依次。

当然特别的可以星标处理，但需要注意收到垃圾邮件一定要及时删除，否则一旦积攒处理起来就极为复杂。

【2】如何写一封规范的工作邮件？

1、选择合适的邮箱

不要使用公司邮件账户来收发个人邮件，企业与私人一定要分开，企业邮箱可以与微信绑定，个人就没必要了。

2、规范的标题

即使是在学校，写一封规范的工作邮件也十分重要，而这一点很多同学甚至不具备。

试想一下，老师/老板一定会打开谁的邮件？

一天收到上百封，HR会先看谁的邮件？

作为发件人，我们自然要更“当然会扯上关系”，这时候标题就非常重要。

一般工作邮件标题需要注意这点：

【准确】：目的明确，没有歧义

【效率】：仅看标题就知大概，优先级

【格式】：特定格式，便于搜索

工作邮件的标题要在保证简洁、准确的基础上，提升可溯性，所以使用一个较好的命名规则，很多时候搜索起来效率就高了许多。

3、规范的格式

①取消段首空格

很多人在写邮件时还会段首留空，但其实进入互联网时代以来，段落开始应该避免加空格。

其次，不要使用回车换行，在自己这里看上去美观的换行，到别人的设备上也许就是一场灾难。

你的可能是：

这是一段测试文字这是一段测试文字这是一段测试文字

别人的：

这是一段测试文字这是一段测试文字这是一段

测试文字这是一段测试文字这是一段测试文字这是

一段测试文字这是一段测试文字

看上去十分糟糕。

②使用项目符号

邮件正文中，一般内容默认字体即可，标题等部分可适当加粗。适时使用项目符号，效果不错！

除此外，能在邮件中用表格形式展现的，一定要用表格，这样会清晰直观许多。

一天收到上百封，HR会先看谁的邮件？

④使用签名档

签名档也十分重要，也是写邮件必备。

不同场景要求不同，不逐一叙述，但一定要使用。

⑤附件适当总结

刚开始写邮件很多人都会写：请查收附件。

但其实这样从收信的角度十分不方便，如果你的附件只是阅读型的不妨直接粘贴到正文中，最后再适当排版。

一天收到上百封，HR会先看谁的邮件？

需要对方编辑、归档的也要适当总结内容，便于阅读。

另外写工作邮件，这八大禁区需要避免：

1、不要在电子邮件中说多个主题（一封邮件只说明一个问题）

2、不要使用有设计的背景、字体

3、不要忽略保存重要文件

4、不要未经检查就发送（书面沟通会将你的任何一个小错误放大）

5、不要发送太大的附件，容易过期

6、不要使用太多的加粗字体

7、尽量少用行业术语

8、不要发不完整的网址链接

【3】写在最后

也许还是学生的你看完这篇文章没什么触动，但也请收藏这篇文章，邮件的写作技巧以后一定会用到，到时犯错也许就会付出更沉重的代价。

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