和大家一起学 Project—Project基础应用

Project 2023-01-12

为了更清晰容易地熟悉掌握Project的基础应用，我们在基础篇中一起来学习掌握在Project中如何做进度计划、资源计划、成本计划以及跟踪项目的执行情况并生成所需的项目报表。

1.1.进度计划

这里，首先要问各位朋友一个问题，你平时如何新建一个project项目计划的？很多用户初次使用project创建项目计划时，启动project以后直接在甘特图视图的区域内开始输入任务信息。其实这种做法是不符合使用规范的，为了提高计划编写的科学性、准确性，建议按下述规范顺序使用。

首先是创建项目文件。这可以利用现有模板，也可以利用现有文件，还可以创建空白的项目，并通过保存新项目以实现新项目的创建。

其次，要设置项目的基本信息，包括：

1、设置项目日程排定方式

（1）第一种是项目开始日期，按照从前往后的顺序推算出项目的完成日期（顺排）

（2）第二种是项目完成日期，按照从后往前的顺序推算出项目的开始日期（倒排）

2、设置项目开始/完成日期

3、设置“任务模式”为“自动模式”或“手动模式”

4、设置“大纲数字”、项目摘要任务

第三，要对日历进行设置。日历主要包括项目日历、任务日历和资源日历。项目日历的设置通过点击“项目”-“更改工作时间”-“新建日历”来完成，可以根据项目需要建立非标准项目日历，如七八月周六都上班。任务日历是针对具体任务的，如某任务必须在国庆休假期间完成则可单独设该任务的日历。资源日历则是针对具体资源的，如某专家只在周六、日提供工作，则可针对此专家设置资源日历。在三种日历中，项目日历优先级低于任务及资源日历。此外可以通过日历共享（文件-信息-管理器-日历复制），实现将日历共享给其他项目使用。

第四，要对各项工作任务进行分解。任务的分解需要遵循一定的原则：任务分层、80小时、责任到人、风险分解、逐步求精、团队工作等。

那么，在Project中，任务如何分解呢？这里主要涉及任务输入和任务处理两块。任务输入包括项目名称、阶段名称、里程碑、各阶段细化、各阶段内需再次细分的任务分解。主要有几点：

（1）在Project中直接输入

（2）通过Excel完成

（3）对周期性任务的处理

（4）里程碑任务：里程碑项目重要的关键点；里程碑是项目转阶段的标志；里程碑是各级管理层以及项目成员努力的重要目标；一定要标明里程碑，并全力保证里程碑节点的完成。里程碑设置方法为：工期为零的任务自动变为里程碑，工期不为零的任务可以在高级选项里面设置里程碑。

任务处理则包括：移动任务、插入任务、复制任务、删除任务。

第五，对工期进行设置。包括工期的单位（如分钟m、小时h、天d、周w、月mo）、估计工期的标识（用于标记工期还没有确定的任务）等。同时需要对任务模式进行制定，是手动计划呢还是自动计划。

第六，需要搞清楚任务的关联关系。这里主要有四种，一是完成-开始，即任务B开始的前提是任务A完成，A不完成B就不能开始；二是开始-开始，即任务B开始的前提是任务A开始，A不开始则B也不能开始；三是完成-完成，即任务B完成的前提是任务A完成，A没有完成则B就不能完成；四是开始-完成，即任务B完成的前提是任务A开始，A不开始B就不能完成。

第七，增加一些辅助信息。例如任务类型的限制，包括期限、强制限制等，也可以输入一些备注信息。

1.2.资源计划

资源主要指具体执行项目的人员、设备、材料以及费用。在Project2013中，要完成资源计划的编制，需要几个步骤：

资源指具体执行项目的人员、设备、材料以及费用。

1、资源建立

（1）通过【视图】-【资源工作表】，【资源】-【添加资源】：从企业建立工作组、AD（windowsserver活动目录）、通讯簿导入、手动输入资源

（2）资源分为三种：工时（按时间来支付费用）、材料（按数量来计费的资源）、成本（项目的财务债务，如差旅费、资产成本或其他固定任务成本）

建立工时资源：输入基本信息-设置工作时间-设置成本信息（多种角色可使用多套费率标准）

2、资源分配。存在几种情形：一个任务分配一个资源、一个任务分配多个资源、多个任务分配多个资源。

3、对资源分配状况进行分析。

4、资源的调配。资源-工作组规划器：横道图，以部门为单位,可直观地看到哪些资源在对应的任务要求时间段内是空闲的，便于任务的分配与调整。

5、资源计划输出。利用甘特图的分组方式输出：切换到甘特图，【视图】/【数据】/【分组依据】/【资源】。

1.3.成本计划

项目成本管理过程：大概分为成本估算、成本预算、成本控制3个方面，project中，可以实现以上三个管理过程。

在Project中的成本分类：固定成本和成本。成本=固定成本+资源成本。资源成本=工时资源成本+材料资源成本+成本资源成本。固定成本是指在一定时期和一定业务量范围内，不受业务量增减变动影响而能保持不变的成本，例如内部培训费用、设备折旧、管理费用摊销等。

成本资源的使用方式为：

（1）成本资源类型的设置：【视图】/【资源工作表】；

（2）成本资源的使用：切换到“甘特图”，在“任务信息”对话框中的“资源”选项卡中分配。

4、成本的计算方法为：【视图】/【拆分视图】/【详细信息】，鼠标右键单击“任务详细信息”，选择“成本”，任务详细信息显示该任务的成本情况：任务总成本=固定成本+工时资源成本+材料资源成本+成本资源成本。

5、项目的预算：

（1）创建预算类型的成本资源：资源工作表中创建，选中预算复选框

（2）将资源分配给项目：切换到甘特图后，在摘要任务信息中设置资源名称为预算

（3）为项目的预算赋值：【资源】/【查看】/【资源使用状况】视图，插入“预算成本”列，切换到甘特图后插入“预算成本”列

只能将预算资源分配给项目摘要任务，不能分配给任务，因此无法实现分级预算管控，功能有限，在资源使用状况中设定预算的数值。

6、成本计划的输出：

（1）输出阶段成本计划：【视图】/【数据】/【大纲】/“大纲级别1”

（2）输出详细成本计划：【视图】/【数据】/【大纲】/“所有子任务”

（3）现金流量报表：【项目】/【报表】/【报表】，成本报表。

1.4.项目执行

项目计划信息发布：及时发布到项目干系人，以便得到确认以及信息的共享。项目计划信息发布的前提为：使用projectserver环境。

项目的比较基准：项目计划发布之前要“保存比较基准”，因为实际执行计划会发送变化，如果没有保存最初的计划，当计划发生变化时无法体现项目变化的情况，也就无法实现项目监控。

（1）比较基准概念

比较基准是关键、原始项目估计数据的集合。包括项目计划中输入的原始任务、资源、工作分配和成本估计。比较基准是项目比较的参考点。

（2）保存时机

一是项目计划编制完成，项目开始执行前；二是项目调整后，重新开始执行前。

（3）保存次数限制

系统默认保存11个比较基准。

3、进度更新

（1）更新“完成百分比”：插入完成百分比列直接更新，任务信息中更新。

（2）更新实际开始时间与实际完成时间

（3）更新实际工期与剩余工期

（4）批量更新任务进度。

1.5.项目报表

项目的报表包括仪表板、资源类报表、成本类报表、进行中报表等。

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