excel 如何学会“用数据说话”

Excel技巧 2023-01-08

如下这张按负责人划分的销售额一览表。

按负责人划分的销售额一览表

像这样只看见实际数据，只能大概了解每名负责人之间的业绩对比，做出非常模糊的判断。最多得出这样的结论：

“山崎的销售额是最多的啊。”

“川又的销售额真是少得可怜。”

只能用抽象的形容词来说明。

我们经常可以听到这句话：用数据说话增加说服力。即使知道“每一名销售人员的销售额的业绩”的数据也没有任何意义。“用数据说话”最为重要的基础事项在于：

“实际数据，以百分比（比率、比例）表现才是有说服力的数据”

试着在这张表中追加每一名负责人的结构比率吧。

按负责人划分的销售额一览表中追加各负责人的结构比率

如此一来，大家就会知道每一名负责人销售额所占比例。将数据制作成图表的话，就会一目了然。

即使是口头说明，像下面这样解说的话，讲话人的说服力、聆听者的理解程度也会截然不同。

【Before】

山崎的销售额是最多的啊。

【After】

山崎的销售额构成比占整体的43%，约占整体的一半。

“最多的”这种措辞非常幼稚，而“占整体的43%”这种说法只是将前者转为带有百分比数据的表达方式，就迅速变成了商务级别的对话级别。

当然，只是改变表达方式并不是我们的工作。“了解了这一事实，接下来要采取什么行动”，将获得的数据作为下一次的计划、行动的根据来使用，才是分析数据的重点。