首页 > Word专区 > Word技巧 >

掌握这5个Word技巧，你的工作效率将会翻倍！甩同事1条街

Word技巧 2023-02-17

大家好，我是秋小叶~

在日常工作中，我们经常会使用Word进行一些文字处理，它应该是我们最常用的办公软件之一啦！

不管什么行业，用好Word已经成了我们必备的工作技能之一。但大多数的人也仅仅只是会用而已，还有太多太多的好习惯可以让我们事半功倍呢~

今天小叶跟大家分享5个小巧的Word好习惯，祝你的工作和学习一臂之力！

01 保存既要优雅，更要及时

在使用Word的过程中，最怕遇到的就是没保存！

百度「Word没保存」，相关结果约20,700,000个！

大家都在焦急地问：

Word文档没保存如何恢复？
如何找回未保存的Word文档？
如何找回意外断电没保存的Word文档？
……

所以千万记得随时按【Ctrl+S】保存！

任何挽救措施都不如一个随时保存的好习惯呐。除了随时保存，我们还可以提前做点准备：缩短自动保存时间。

依次单击【文件】-【选项】打开Word选项对话框，单击【保存】，在这里可以看到【保存自动恢复信息时间间隔10分钟】。

保险起见，我们可以将这个间隔时间调小至5分钟。

ps：最短可以调至1分钟，但大型文档频繁自动保存的话可能会引起文档卡顿哦~

当不可抗力导致文档没有保存的时候，自动保存就可以救你一命！因为Word已经在5分钟前帮你自动保存好了~

重启Word的瞬间，它就在文档左侧等着你去恢复！养成这个小习惯，再也不怕忘记保存全部丢失文档内容啦。

02 打造专属黄金铺位

Word的功能太多，特别是对工具栏不熟悉的职场小白来说，到要用它们的时候总要找上半天。

比如，你要插入脚注，可能会下意识地去【插入】选项卡找，但是它偏偏在【引用】里！

那么，怎么快速找到我们常用的功能呢？

把常用的功能装进快速访问工具栏！

在【引用】选项卡下的【插入脚注】按钮上右击鼠标，选择【添加到快速访问工具栏】，下次就不用苦苦寻找常用按钮啦~

但是这个黄金铺位在 Word 最上方，每次鼠标都要挪到最上面，还是不够显眼不够方便呢。

那么锦上添花的操作是：在【快速访问工具栏】处右击鼠标，选择【在功能区下方显示快速访问工具栏】，这样常用按钮就和文档更亲近啦！

有了这个小小的改变，以后每次想要插入脚注时，鼠标上移一点点，它就在那里~

03 打开 Word 照妖镜

我们在Word 里看到最多的一个符号就是弯箭头了，每次手动换行，按下回车就会出现这样一个弯箭头，有强迫症的小伙伴特别想隐藏它。

它其实叫做【段落标记】。但这样的小小标记，往往至关重要！比如我们从 PDF 复制了一段文本到Word，当 Word 中什么编辑标记都没有的时候……长这样↓

你总觉得这一段哪里不对，但是只能凭感觉一点一点地修改。

所以小叶推荐的第三个好习惯就是：打开Word照妖镜，显示编辑标记！

在【开始】-【段落】组中按下【显示/隐藏编辑标记】按钮，哪里有多余的空格，哪里被人为换行了都可以一目了然。

有了这个小习惯，就好像瞬间有了火眼金睛，Word 里的小 bug 尽收眼底，完全没在怕！

04 Word 还可以有另一个「名字」

工作的时候一份文档传来传去，万一文件最后忘记署名，到最后老板都不知道这份报告是谁做的。

其实在 Word 里，批注、修订、文档信息都可以显示文档拥有者的名字。

给自己的Word起个正经名字，把自己编辑的文档都印上属于自己的记号，也是一件很有满足感的事情！同时也可以加深你的老板和同事对你的印象~

依次单击【文件】-【选项】，打开 Word 选项对话框后，在【常规】菜单里可以输入自己的名字。记得勾选「不管是否登录到Office都始终使用这些值」。

说不定下次同学拿你的Word文档交了论文，老师一看到文档属性里「作者」这一栏是你的名字，不用解释就知道是怎么回事啦。

05 原汁原味输出你的 Word

我们排版好的文档，从 Word 换到 WPS、从高版本 Word 换到低版本、从从这台电脑换到那台电脑，可能排版和内容就大变样了。

小叶前几天要打印一份报告，在电脑上调好的满打满算3页纸。

结果到打印店去，硬是打出了三页零一排。。强迫症真的不能忍！

这时候，就必须要导出PDF，原汁原味呈现Word 文档了！

另存为文件，在「保存类型」处选择【.pdf】，就可以跨平台、跨软件，完美呈现你的文档啦。

PDF不仅打开方便，它还可以对文档进行加密，设置权限不允许拷贝、编辑、打印等等~在不设置任何权限的情况下也可以直接打印和出版。

尤其是同学们有成吨的论文和作业要打印！一定记得导出个 PDF 再去打印店噢~

希望今天的五个Word小习惯，能减少你的一些烦恼！如果你还有更巧妙的方法，不妨留言让更多的朋友们学习哟！

点击下面的专栏卡片，还有更多Word技巧等着你学习：

课程可以免费试看，还送1.4G的办公大礼包！

上一篇：5个不起眼的Word技巧，让你在Word操作上如有神助下一篇：求求你看看这些Word神操作吧，好用又高效！浪费实在太可惜了

Copyright © 2016-2023 office学习教程网 office.tqzw.net.cn. All Rights Reserved.