SharePoint 文档管理之过期归档工具

SharePoint 2023-01-12

使用过SharePoint的人都知道，SharePoint对于操作是便捷的，但是对于数据量承载却是不令人满意的，这样，就要求我们需要更加合理的使用，规范大家的使用规则和习惯，所以，定期清理不必要的文档也就成为了一个问题。

　　考虑到这一点，我觉得写一个小工具，用来实现文档归档，是比较方便的办法。当然，如果你愿意，可以封装为TimerJob或者Windows Service都是没有问题的，甚至于Windows计划任务也都是可行的，只要你愿意。

一、界面设计：

clip_image001

　　如上图，首先需要输入下载文档需要的用户名、密码、域的名字，否则我们是没有权限下载文档的；

　　然后是站点地址，打开SPSite，会同时加载出来所有的SPWeb；

　　然后选择我们需要的SPWeb，会自动加载出来所有的文档库；

　　选择我们需要的文档库，选择日期，早于这个日期的所有文档，都在归档的范围内；

　　勾选自动删除已归档文档，这样会删除已经下载到指定路径的文档，并且不会出现在回收站。

二、设计思路：

　　很简单的思路，大神勿喷，感谢！

　　基于SharePoint 2010 Server版本，服务器端对象模型，需要运行在服务器上。

　　通过服务器端对象模型，获取所有的SPListItem集合，通过WebClient对象，把所有早于归档日期的文档下载下来，然后Item.Delete()掉已经下载了的文档，当然，只是为了完成归档的任务，没有太丰富的功能。

　　如果不删除文档库的文档，也可以使用它来下载文档库的文档，感觉比在Windows资源管理器里打开，进行复制粘贴的速度要快一些。

三、部分代码：

　　批量删除部分的代码，没有通过Caml语句筛选，可能有些很X很暴力，还请见谅，需要的话，可以优化。

SPList list = web.Lists[ListID];

SPListItemCollection itemcoll = list.Items;

string strURL = string.Empty;

int maxNum = itemcoll.Count;

progressBarBackUp.Maximum = maxNum;

for (int i = maxNum - 1; i >= 0; i--)

{

try

{

if (Convert.ToDateTime(itemcoll[i]["Created"].ToString()) > Convert.ToDateTime(dateTimePicker1.Text))//可以优化~~~~~~~~~

{

continue;

}

strURL = web.Url + "/" + itemcoll[i].Url;

BackUpDoc(strURL);

if (cbAutoDel.Checked)

{

itemcoll[i].Delete();

//itemcoll[i].Update();

}

catch

{

}

progressBarBackUp.Value ++;

}

　　如下，下载文档的方法，通过URL下载文档到指定路径；

Ø public void BackUpDoc(string url)

Ø {

Ø try

Ø {

Ø string strFileName = string.Empty;

Ø int l1 = url.LastIndexOf('/');

Ø strFileName = "/" + url.Substring(l1, url.Length - l1);

Ø NetworkCredential nc = new NetworkCredential(tbUserName.Text, tbPassWord.Text, tbDomain.Text);

Ø WebClient wc = new WebClient();

Ø wc.Credentials = nc;

Ø byte[] file = wc.DownloadData(url);

Ø File.WriteAllBytes(tbSavePath.Text + strFileName, file);

Ø }

Ø catch

Ø {

Ø }

四、功能演示

　　首先，我在文档库<知识积累>里面，批量上传一些文档，因为是测试，都是一些比较乱七八糟的文档，莫见怪~~~O(∩_∩)O~

clip_image002

　　然后，打开工具，输入用户名、密码、域名；输入网站地址，打开网站；选择站点，选择文档库；选择时间，点击归档，运行如下图：

clip_image003

　　如下图，都已经下载到桌面上的ls文件夹中了

clip_image004

　　查看原来的文档库，刷新看一下，如下图：

clip_image005

　　查看回收站，也没有我们删除的文档，如下图：

clip_image006

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