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SharePoint IT Professional - Version Setting

SharePoint 2023-01-12

为了记录SharePoint Library/List中file/Item的修改情况,IT Administrator会在List/Library的Version Settings中开启Version管控设置。之后用户每次编辑item/file保存就会生成一个新的version记录,这样我们就会知道哪个用户在什么时间做了编辑,并保留之前item/file数据,如果需要回到之前版本也可以对file/item的history version选择restore实现。

在Library里,对Version的设置可以为Major Version和Minor Version,主要是大版本和小版本的区别。在List里,只有MajorVersion管理。

下面我们就通过Library为例看下Version Settings的具体情况:

  1. 在Site Collection的Library中,修改Library Settings->Versioning Settings,开启version管控,可以根据需要选择Major Version或者Major Version and Minor Version,保存设置;

Optionally limit the number of versionsto  retain选项是设置对file保留多少个version版本。

SharePoint IT Professional - Version Setting

  1. Upload file并编辑后,我们可以点击file查看version history,显示file全部的版本信息,包括当前的最新版本和历史版本;

SharePoint IT Professional - Version Setting

  1. 在显示File的Version History信息中,我们可以选择某个version做restore或者delete操作。

SharePoint IT Professional - Version Setting

 

Note:对File而言,每一个version是一个真实大小的file存储在数据库中,建议考虑定期清理不需要的version。比如上面Step3中图,file有3个version:1.0、2.1、2.2,每个版本有对应的size,那对这个file存储在数据库中的大小其实是所有version size和,即312.5KB+ 311.1KB+ 311.1KB的大小。


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